Wij doen er alles aan om de voorraden van uitgevers zorgvuldig te beheren. Toch kan er wel eens iets misgaan. Boeken kunnen beschadigen of kwijtraken. Op deze pagina lees je over ons voorraadbeheer, de procedure die wij hanteren bij voorraadverschillen, de franchise en het 'Protocol voorraadverschillen'.

Zorgvuldig voorraadbeheer

Wij spreken van zorgvuldig voorraadbeheer als de exemplaren bij de inslag (het op voorraad inboeken van je artikel) nauwkeurig worden geadministreerd en beheerd en als bij de uitvoering van de distributie-activiteiten zo min mogelijk exemplaren verloren gaan.

Om zorgvuldig voorraadbeheer te waarborgen, gelden de volgende procedures:

Bij de inslag zijn duidelijke afspraken gemaakt over het moment en de manier waarop medewerkers voorraadverschillen moeten melden. Ook is bepaald welke controleacties ze moeten uitvoeren om de eventuele verschillen te bevestigen
Op de samengestelde zendingen wordt een gewichtscontrole uitgevoerd. Dit doen we om verschillen tijdig te kunnen constateren en er adequaat op te kunnen inspelen
Wij controleren de voorraad doorlopend. We voeren tweemaal per jaar een aselecte steekproef uit om de interne kwaliteitsontwikkeling te meten. De resultaten van de metingen vormen de grondslag voor een verdere optimalisering van ons voorraadbeheer

Franchise

Ons uitgangspunt is dat het optreden van voorraadverschillen in de distributiesector - bij frequente voorraadbeweging - een erkend risico is. Daarom gaan we uit van een franchise: een gedeelte van de schadekosten is voor eigen risico. Wordt deze marge overschreden, dan verrekenen we het verschil dat buiten de marge valt.
Voor het vaststellen van de schade berekenen wij de kostprijswaarde van een artikel en wij stellen deze vast op 20% van de bruto verkoopprijs (exclusief BTW).

De franchise stellen we per uitgever vast. Maandelijks bepalen we de kostprijswaarde van zijn of haar artikelen die bij ons op voorraad liggen en daar nemen we het gemiddelde van. Voor het vaststellen van de franchise vermenigvuldigen we de gemiddelde voorraadwaarde met een vast percentage van 0,65 %.

Protocol voorraadverschillen

Elk jaar in april maken wij per uitgever een afrekening van alle voorraadverschillen die in het jaar daaraan voorafgaand zijn ontstaan. Die afrekening noemen we: 'Protocol voorraadverschillen'.

Negatief verschil

Is er minder voorraad aanwezig dan geadministreerd (‘negatief’ verschil), dan wordt het verschil aan de uitgever vergoed. Daarbij geldt dat we het bedrag verminderen met de franchise van het betreffende jaar.
Voor negatieve voorraadverschillen van meer dan 500 exemplaren per titel, per constatering, kan de uitgever een claim indienen bij CB. Dergelijke claims behandelen wij separaat van de jaarlijkse afrekening gedurende het betreffende jaar.

Positief verschil

Als blijkt dat er meer voorraad aanwezig is dan in de administratie is vastgelegd (‘positief’ verschil) wordt geen vergoeding berekend.

Vergoeding

Vergoedingen (vanaf € 50,-) worden uitgekeerd ten laatste in mei van het opvolgend jaar.