Soms krijgen klanten vragen – of constateren zij zelf bij het controleren van facturen – dat de prijs van een boek op de factuur afwijkt van:
- de prijs die zichtbaar was op het moment van bestellen, of
- de (huidige) prijs die in CB Online wordt getoond.
Dit kan verwarrend zijn, vooral wanneer:
- een titel onderdeel was van een actie of promotie, of
- het om een Van Ditmar Bestelservice‑titel (vaak een buitenlandse uitgave) gaat.
In de meeste gevallen is de verklaring echter eenvoudig. Het prijsverschil ontstaat door actieprijzen of door de wijze waarop de prijs wordt bepaald bij Bestelservice‑titels. Hieronder leggen we stap voor stap uit hoe dit werkt.
Van Ditmar Bestelservice‑titels
Bij Van Ditmar Bestelservice‑titels, vaak buitenlandse uitgaven, geldt een andere prijsbepaling dan bij reguliere voorraadartikelen.
Kenmerken:
- de titel wordt speciaal op aanvraag besteld bij een buitenlandse leverancier;
- de prijs is afhankelijk van de besteldatum en de leverancier;
- de prijs op de dag van bestellen is leidend voor de factuur.
Bij deze titels geldt dus niet de prijs op het moment van verwerking of uitlevering.
Wat is een actieprijs?
Een actieprijs is een tijdelijke prijs die geldt gedurende een vooraf vastgestelde periode. Zo’n prijs heeft altijd een startdatum en een einddatum en wordt ingezet voor promoties, introducties of marketingcampagnes.
In de boekenbranche kan een uitgever bijvoorbeeld:
- een tijdelijke promotieprijs instellen voor een specifieke titel;
- een actieweek organiseren rond een thema of auteur;
- een introductieprijs hanteren bij het verschijnen van een nieuw boek.
Na afloop van de actie vervalt de actieprijs automatisch en geldt weer de reguliere prijs.
Twee momenten waarop een prijs een rol speelt
Bij boeken is het belangrijk om onderscheid te maken tussen twee momenten waarop een prijs relevant kan zijn:
1. Het moment van bestellen
Dit is het moment waarop een boek door een winkel of klant wordt besteld.
Afhankelijk van de situatie kan op dat moment een actieprijs zichtbaar zijn. Deze prijs wordt weergegeven in CB Online, catalogi of bestelplatforms.
2. Het moment van produceren of uitleveren
Dit is het moment waarop het boek daadwerkelijk wordt gedrukt, verwerkt of uitgeleverd.
Dit moment kan dagen, weken of zelfs maanden later liggen dan het moment van bestellen.
Omdat deze twee momenten niet altijd samenvallen, kan er een prijsverschil ontstaan.
Aanbiedingsprijs: prijs op het moment van bestellen
De aanbiedingsprijs is de prijs die zichtbaar is op het moment dat de boekverkoper bestelt.
Dat betekent dat:
- er op dat moment een actie actief kan zijn;
- de prijs als aanbieding zichtbaar wordt getoond;
- de boekhandel de bestelling plaatst op basis van die prijs.
Voor de boekverkoper voelt dit vaak als de prijs die is “afgesproken”.
Het is echter belangrijk om te weten dat dit nog niet automatisch de prijs is die op de factuur verschijnt.
Actieprijs (factuurprijs): prijs op het moment van productie of uitlevering
De uiteindelijke factuurprijs wordt in de meeste gevallen vastgesteld op het moment dat het boek daadwerkelijk wordt geproduceerd of uitgeleverd.
- Geldt er op dat moment een actieprijs, dan wordt die toegepast.
- Is de actie inmiddels afgelopen, dan geldt weer de reguliere prijs, ook als de bestelling tijdens de actie is geplaatst.
Dit kan betekenen dat:
- een bestelling tijdens een actie wordt geplaatst,
maar de actie voorbij is bij productie → factuurprijs is hoger; - een bestelling vóór een actie wordt geplaatst,
maar tijdens de actie wordt geproduceerd → factuurprijs is lager.
Waarom wordt de prijs bepaald op het productiemoment?
Dat heeft een aantal praktische redenen:
1. Acties zijn tijdgebonden
Acties hebben een duidelijke begin- en einddatum. De bijbehorende prijs is gekoppeld aan die periode en wordt daarom toegepast op het moment dat het product daadwerkelijk wordt verwerkt of geleverd.
2. Bestellen en uitleveren lopen niet synchroon
In de boekenbranche zit vaak tijd tussen:
- bestellen,
- drukken,
- verwerken,
- uitleveren.
In die periode kan een actie starten of eindigen.
3. Consistente prijsadministratie
Door, voor alle titels behalve de Bestelservice titels, altijd de prijs te hanteren die geldt op het moment van productie of uitlevering blijft de administratie:
- consistent,
- transparant,
- goed controleerbaar.
Prijsverschillen door actieprijzen
Tijdens een actieperiode wordt een actieprijs zichtbaar in CB Online en bij het plaatsen van een bestelling. De factuur wordt echter meestal pas opgesteld bij levering of verwerking.
Daardoor kan het voorkomen dat:
- bij het bestellen een lagere actieprijs zichtbaar was;
- de levering plaatsvindt nadat de actie is afgelopen;
- op de factuur weer de reguliere prijs staat vermeld.
Waarom prijsverschillen meestal logisch zijn
Een afwijkende prijs op de factuur betekent doorgaans niet dat er een fout is gemaakt. Het verschil ontstaat meestal doordat:
- een titel onderdeel was van een tijdelijke actie;
- de actie is gestart of geëindigd tussen bestellen en uitleveren;
- de factuurprijs wordt bepaald bij productie of levering;
- of omdat het om een Van Ditmar Bestelservice‑titel gaat.
Wat te doen bij vragen?
Bij vragen over een prijsverschil is het aan te raden om:
- te controleren of de titel onderdeel was van een actie;
- na te gaan of het een Van Ditmar Bestelservice‑titel betreft;
- bij twijfel contact op te nemen met CS CB of CS Van Ditmar voor toelichting.